Tietosuojaseloste

Tietosuojadirektiivin (GDPR) 95/46/EY 29 artiklan mukainen informaatioseloste

Akvaamariini Porter Novelli Oy:n asiakasrekisteri

  1. Rekisterinpitäjä

Akvamariini Porter Novelli, Y-tunnus: 1059783-2
Runeberginkatu 5, 00100 Helsinki
Puhelin: 09 241 0072
E-mail: etunimi.sukunimi (at) akvamariini.fi

  1. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

info@akvamariini.fi

  1. Rekisterin nimi

Akvaamariini Porter Novelli Oy:n asiakasrekisteri

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Akvamariini Porter Novelli on strateginen viestintätoimisto. Keräämme CRM-rekisteriin yritysasiakkaidemme ja potentiaalisten asiakkaidemme ja näiden edustajien henkilötietoja. Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseksi, markkinoinnissa, sähköisissä suoramarkkinointiviesteissä sekä uutiskirjeissä. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää suoramarkkinointi.

Voimme lähettää myös asiakkuuteen tai ammattiin perustuen sähköisiä markkinointiviestejä. Yrityksien edustajille lähettämissämme uutiskirjeissä on aina peruuttamismahdollisuus.

Henkilötietojen käsittelyn peruste on yrityksen oikeutettu etu, asiakassuhteeseen liittyvät sopimukset tai henkilön suostumus.

  1. Henkilötietojen kerääminen

Asiakashenkilötietoja voimme kerätä julkisista lähteistä, yritysten verkkosivuilta ja kaupparekisteristä sekä henkilökohtaisissa tapaamisissa tai puhelinkeskusteluissa.

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat yksilöintitiedot: nimi, työnimike, työsähköpostiosoite ja puhelinnumero. Lisäksi rekisteri voi sisältää muita tietoja siitä yrityksestä ja tehtävästä, jossa henkilö toimii. Tällaisia tietoja voivat olla yrityksen nimi, puhelinnumero, yritys- ja yhteisötunnus ja osoitetiedot, tiedot yhteydenotoista ja muut muistiinpanot. Yritysasiakastiedot tallennetaan CRM-järjestelmään.

  1. Kerättyjen henkilötietojen säilyttäminen

Asiakasrekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet CRM-järjestelmän ja uutiskirjejärjestelmän ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimille henkilötietoja tallennetaan.

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

ATK:lla käsiteltävät rekisteritiedot on tietoverkossa suojattu salasanalla ja rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan Akvamariini Porter Novellin työntekijät. Vain nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

  1. Henkilötietojen vastaanottajat

Akvamariini Porter Novelli siirtää asiakasrekisteriin rekisteröityjen henkilötietoja CRM-, tapahtuma- ja uutiskirjejärjestelmätoimittajilleen, jotka käsittelevät henkilötietoja Akvamariini Porter Novellin toimeksiannosta ja lukuun.

  1. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Olemme ulkoistaneet henkilötietojen käsittelyä yrityksen ulkopuolisille alihankkijayrityksille, jotka sijaitsevat myös Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella olevissa maissa. Nämä yritykset käsitelevät henkilötietoja tarjotakseen esimerkiksi CRM- ja uutiskirjepalveluita. Tällaisissa tapauksissa riittävästä tietoturvasta ja rekisterin käsittelystä huolehditaan EU-U.S.  -Privacy Shield järjestelyllä.

  1. Tarkastusoikeus

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa, vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä, siirtää reksiterissä olevat tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

  1. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että Akvamariini Porter Novelli ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Rekisteröity voi tehdä valituksen sen jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn vakituinen asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, tai jossa väitetty tietosuojalainsäädännön rikkominen on tapahtunut.

 

Akvaamariini Porter Novelli Oy:n suoramarkkinointirekisteri

  1. Rekisterinpitäjä

Akvamariini Porter Novelli, Y-tunnus: 1059783-2
Runeberginkatu 5, 00100 Helsinki
Puhelin: 09 241 0072
E-mail: etunimi.sukunimi (at) akvamariini.fi

  1. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

info@akvamariini.fi

  1. Rekisterin nimi

Akvaamariini Porter Novelli Oy:n suoramarkkinointirekisteri

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Akvamariini Porter Novelli on strateginen viestintätoimisto. Henkilötietoja käsitellään suoramarkkinoinnissa, sähköisissä suoramarkkinointiviesteissä sekä uutiskirjeissä. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää suoramarkkinointi. Voimme lähettää työtehtäviin ja ammattiin perustuen sähköisiä markkinointiviestejä ja -uutiskirjeitä.

Henkilötietojen käsittelyn peruste on yrityksen oikeutettu etu, asiakassuhteeseen liittyvät sopimukset tai henkilön suostumus.

  1. Henkilötietojen kerääminen

Suoramarkkinointirekisterin tietoja voimme kerätä julkisista lähteistä, verkkosivuilta, sosiaalisen median kanavista, ja kaupparekisteristä sekä henkilökohtaisissa tapaamisissa tai puhelinkeskusteluissa.

Rekisteri sisältää seuraavat yksilöintitiedot: nimi, työnimike, sosiaalisen median kanavan nimi, työsähköpostiosoite ja puhelinnumero. Lisäksi rekisteri voi sisältää muita tietoja siitä yrityksestä ja tehtävästä, jossa henkilö toimii. Tällaisia tietoja voivat olla yrityksen nimi, puhelinnumero, yritys- ja yhteisötunnus ja osoitetiedot, lähetetyt tarjoukset, tiedot yhteydenotoista ja muut muistiinpanot.

  1. Kerättyjen henkilötietojen säilyttäminen

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet uutiskirjejärjestelmän ja tapahtumajärjestelmän ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimille henkilötietoja tallennetaan suoramarkkinointia varten.

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa yhtiön toimipaikassa. ATK:lla käsiteltävät rekisteritiedot on tietoverkossa suojattu salasanalla ja rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan Akvamariini Porter Novellin työntekijät. Vain nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

  1. Henkilötietojen vastaanottajat

Akvamariini Porter Novelli siirtää rekisteröityjen henkilötietoja tapahtuma- ja uutiskirjejärjestelmätoimittajilleen, jotka käsittelevät henkilötietoja Akvamariini Porter Novellin toimeksiannosta ja lukuun.

  1. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Olemme ulkoistaneet suoramarkkinointipalveluita yrityksen ulkopuolisille alihankkijayrityksille, jotka sijaitsevat myös Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella olevissa maissa. Yritys käsittelee henkilötietoja tarjotakseen esimerkiksi uutiskirjepalveluita. Tällaisissa tapauksissa riittävästä tietoturvasta ja rekisterin käsittelystä huolehditaan EU-U.S. -Privacy Shield järjestelyllä.

  1. Tarkastusoikeus

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa, vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä, siirtää reksiterissä olevat tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

  1. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että Akvamariini Porter Novelli ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Rekisteröity voi tehdä valituksen sen jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn vakituinen asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, tai jossa väitetty tietosuojalainsäädännön rikkominen on tapahtunut.